Política de tratamiento de datos personales

1. Objetivo

Esta política informa a las personas cuyos datos trata SELECT * US SOLUTIONS S.A.S. (en adelante SELECT US) qué datos recoge, para qué los usa, con quién los comparte, cuánto tiempo los guarda, qué derechos tienen y cómo ejercerlos. Cumple el artículo 17, literal k, de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

2. Alcance

Esta política aplica a las bases de datos de las que SELECT US es Responsable, es decir, aquellas sobre las cuales decide para qué y cómo se tratan los datos. La cumplen el Representante Legal, los accionistas cuando accedan a datos personales en ejercicio de sus funciones y los contratistas de SELECT US.

Cuando SELECT US trata datos por cuenta de sus clientes (SelecTime, BioTime, ZKBio CVSecurity y demás servicios), actúa como Encargado. Ese tratamiento se rige por la política del cliente y por el contrato, según el capítulo 17 de esta política.

3. Identificación del Responsable

4. Marco legal

• Artículo 15 de la Constitución Política.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015, Parte 2, Libro 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, con la modificación del Decreto 090 de 2018.
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos y firma electrónica.
• Ley 1273 de 2009, artículo 269F, sobre violación de datos personales.

5. Definiciones

Estas definiciones siguen el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular que existe esta política, cómo acceder a ella y para qué se tratarán sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales.
• Dato personal: información vinculada o que puede asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los biométricos, los de salud, los de orientación política o religiosa y los de vida sexual.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.

6. Principios

SELECT US aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: cada tratamiento tiene un propósito legítimo que se informa al titular.
• Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: los datos deben ser completos, exactos y actualizados.
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden a los datos las personas autorizadas por el titular o por la ley.
• Seguridad: los datos se protegen con medidas técnicas, humanas y administrativas.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con SELECT US.

7. Bases de datos y finalidades

7.1 Clientes y prospectos

Titulares: representantes y contactos de las empresas clientes y de las empresas interesadas en los servicios de SELECT US.

Datos: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, ciudad y el historial de la relación comercial (cotizaciones, contratos, facturas, casos de soporte).

Finalidades:

1. Atender solicitudes de información, cotizaciones y demostraciones.
2. Celebrar, ejecutar y administrar los contratos.
3. Registrar y atender los casos de soporte técnico.
4. Facturar, cobrar y cumplir deberes contables y tributarios.
5. Enviar información sobre productos, servicios, actualizaciones y eventos de SELECT US, solo si el titular lo autorizó de forma separada.
6. Medir la satisfacción con el servicio.

7.2 Proveedores y contratistas

Titulares: personas naturales que prestan servicios o suministran bienes a SELECT US, y los contactos de los proveedores personas jurídicas.

Datos: identificación, dirección, correo, teléfono, Registro Único Tributario, cuenta bancaria, afiliación y aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, hoja de vida y soportes de idoneidad cuando se trate de contratistas.

Finalidades:

1. Seleccionar, contratar y administrar la relación contractual.
2. Pagar honorarios o facturas.
3. Verificar los aportes a seguridad social exigidos para el pago.
4. Cumplir deberes contables y tributarios, incluida la facturación electrónica y el documento soporte.
5. Controlar el acceso de los contratistas a los sistemas de SELECT US y de sus clientes.

7.3 Accionistas

Titulares: accionistas personas naturales y representantes de accionistas personas jurídicas.

Datos: identificación, dirección, correo, teléfono, número de acciones, cuenta bancaria para el pago de utilidades y la información que exija el reporte de beneficiarios finales.

Finalidades:

1. Llevar el libro de registro de accionistas.
2. Convocar y celebrar las reuniones de la Asamblea General de Accionistas y levantar las actas.
3. Pagar utilidades.
4. Cumplir deberes legales, contables y tributarios, incluido el Registro Único de Beneficiarios Finales ante la DIAN.

7.4 Usuarios del sitio web y del formulario de contacto

Titulares: personas que visitan https://selectus.com.co o escriben por su formulario.

Datos: nombre, empresa, correo, teléfono, mensaje y los datos técnicos de navegación que recojan las cookies necesarias para el funcionamiento del sitio. Si SELECT US llega a usar cookies analíticas o de terceros, lo informará en el aviso de cookies del sitio y el usuario podrá rechazarlas.

Finalidades:

1. Responder la solicitud enviada por el formulario.
2. Contactar al titular para ofrecer los servicios que pidió conocer.
3. Enviar información comercial, solo si el titular lo autorizó de forma separada.
4. Operar el sitio y garantizar su seguridad.

7.5 Contactos por WhatsApp y correo electrónico

Titulares: personas que escriben a los correos corporativos o al WhatsApp +57 313 813 8754.

Datos: nombre, número de teléfono, correo, empresa y el contenido de la conversación, incluidos archivos adjuntos.

Finalidades:

1. Responder consultas y solicitudes.
2. Registrar y atender casos de soporte técnico.
3. Hacer seguimiento comercial a quien lo solicitó.
4. Dejar trazabilidad de la atención.

7.6 Usuarios de la app SelecTime: datos de cuenta y datos técnicos

Titulares: usuarios de la app y de la plataforma web SelecTime.

Datos: usuario, correo o teléfono de contacto, credenciales de acceso, identificador del celular vinculado, modelo del dispositivo, sistema operativo, versión de la app, dirección IP, país y ciudad aproximados, registros de acceso, de auditoría y de soporte.

Finalidades:

1. Crear y administrar la cuenta, autenticar al usuario y permitir la recuperación del acceso.
2. Proteger la plataforma: bloqueo tras varios intentos de ingreso no válidos, cotejo de contraseñas contra filtraciones conocidas, trazabilidad de accesos y prevención de usos no autorizados.
3. Diagnosticar y atender casos de soporte.
4. Enviar notificaciones transaccionales de la cuenta.
5. Mejorar el funcionamiento de la app.

Los datos de asistencia, biometría, geolocalización, fotos de marcación, nómina y visitantes que se tratan en SelecTime no pertenecen a esta base. Su Responsable es la empresa cliente (capítulo 17).

8. Datos sensibles

SELECT US, como Responsable, no solicita datos sensibles en sus bases propias. Si alguna vez los requiere, aplicará los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015:

1. Informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Identificará cuáles datos son sensibles y para qué se usarán.
3. Obtendrá autorización explícita.
4. No condicionará ninguna actividad a que el titular entregue datos sensibles.

Los datos biométricos que se tratan en SelecTime, BioTime y ZKBio CVSecurity se rigen por el capítulo 17.

9. Datos de niñas, niños y adolescentes

SELECT US no dirige sus servicios a menores de dieciocho años ni recoge sus datos en sus bases propias. Si llegara a hacerlo, respetará su interés superior y sus derechos prevalentes, obtendrá la autorización de su representante legal y garantizará el derecho del menor a ser escuchado, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.

10. Autorización

10.1 Cómo se obtiene

SELECT US pide la autorización a más tardar al momento de recoger el dato. Antes de pedirla informa al titular lo que exige el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012: qué datos se tratarán y para qué, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores, sus derechos y los datos de contacto de SELECT US.

La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que la otorgó (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). Los medios que usa SELECT US son:

El envío de información comercial requiere siempre una autorización separada. No se entiende otorgada por el solo hecho de escribir a SELECT US.

10.2 Cómo se prueba

SELECT US conserva la prueba de cada autorización (artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015). Para las autorizaciones electrónicas conserva la fecha, la hora, el canal, la versión del texto aceptado y el identificador del titular, en los términos de la Ley 527 de 1999. El procedimiento interno de autorizaciones desarrolla estas reglas.

10.3 Casos en que no se requiere autorización

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En estos casos SELECT US cumple igualmente las demás disposiciones de la ley.

11. Derechos del titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a engaño o su tratamiento está prohibido o no fue autorizado.
2. Pedir prueba de la autorización, salvo los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC, después de agotar el trámite ante SELECT US.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión del dato. No procede cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015).
6. Acceder en forma gratuita a sus datos.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe a favor de otro por estipulación (artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015).

12. Área responsable

SELECT US designa como Oficial de protección de datos personales a su Representante Legal Principal, y como suplente al Representante Legal Suplente (artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015). El Oficial atiende las consultas y reclamos, lleva el registro de solicitudes y autorizaciones, coordina la respuesta a incidentes y verifica el cumplimiento de esta política.

Canales:

• Correo: gerencia@selectus.com.co.
• WhatsApp: +57 313 813 8754.
• Dirección física: AV 26 # 52-200, Florida Norteamérica Torre 6, Apartamento 938, Bello, Antioquia.

13. Procedimiento de consultas y reclamos

13.1 Requisitos de la solicitud

La solicitud debe indicar:

1. Nombre completo y número de documento del titular.
2. Si actúa un tercero, el documento que acredita su calidad.
3. Descripción de lo que se consulta o reclama.
4. Dirección o correo para recibir la respuesta.
5. Los documentos que el titular quiera hacer valer, en el caso de un reclamo.

SELECT US puede pedir información adicional para verificar la identidad. Nunca pide contraseñas.

13.2 Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)

Una consulta es una solicitud para conocer los datos que SELECT US tiene del titular o el uso que les ha dado.

• Plazo de respuesta: diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción.
• Prórroga: si no es posible responder en ese plazo, SELECT US informa al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no puede superar cinco (5) días hábiles adicionales.

13.3 Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)

Un reclamo es una solicitud para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar el incumplimiento de un deber legal.

1. Reclamo incompleto: dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción, SELECT US pide al titular que complete la información. Si pasan dos (2) meses sin respuesta del titular, se entiende que desistió del reclamo.
2. Traslado: si SELECT US no es competente, traslada el reclamo a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informa al titular.
3. Leyenda: dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo, SELECT US marca el dato con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, hasta que se decida.
4. Plazo de respuesta: quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción.
5. Prórroga: si no es posible responder en ese plazo, SELECT US informa al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no puede superar ocho (8) días hábiles adicionales.

13.4 Requisito de procedibilidad

Antes de presentar una queja ante la SIC, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante SELECT US (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

14. Transmisiones y transferencias

14.1 Transmisiones a Encargados

SELECT US usa proveedores que tratan datos por su cuenta. Con ellos exige condiciones de confidencialidad y seguridad (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

Finlandia, Alemania, Irlanda, Australia y Estados Unidos figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección del numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única de la SIC.

14.2 Transferencias

SELECT US no vende ni cede sus bases de datos. Entrega datos a otros Responsables solo cuando la ley lo exige (por ejemplo, a la DIAN o a una autoridad judicial) o cuando el titular lo autoriza. Cualquier transferencia internacional cumplirá el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

15. Seguridad

SELECT US adopta medidas proporcionales a su tamaño y a los datos que trata:

• Acceso a los sistemas con usuario individual y doble factor de autenticación.
• Acceso restringido a cada base según la función.
• Contratos con cláusulas de confidencialidad para todos los contratistas.
• Cifrado de la información de SelecTime en el disco, en tránsito y en los respaldos.
• Respaldos periódicos, cifrados y probados en SelecTime.
• Registro y atención de incidentes con aviso a los afectados y reporte a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, según el numeral 2.1 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.

16. Conservación

Al vencer el plazo, SELECT US suprime o anonimiza los datos.

17. Tratamiento como Encargado

17.1 Cuándo actúa SELECT US como Encargado

SELECT US trata datos por cuenta de sus clientes en estos servicios:

1. SelecTime: datos de trabajadores, contratistas y visitantes de cada cliente, como identificación, datos laborales, marcaciones, turnos, novedades de nómina, geolocalización de la marcación, fotos, plantillas biométricas de huella, rostro y voz, y datos de visitantes.
2. BioTime y ZKBio CVSecurity: datos a los que SELECT US accede al instalar, configurar o dar soporte, incluso por acceso remoto mediante la VPN del cliente.
3. Otros servicios en los que SELECT US acceda a datos del cliente para cumplir el contrato.

En estos casos el cliente es el Responsable. Él decide qué datos se cargan, para qué se usan y hasta cuándo se conservan, y le corresponde obtener la autorización de sus trabajadores, contratistas y visitantes, incluida la autorización explícita para datos biométricos.

17.2 Reglas que aplica SELECT US

1. Trata los datos conforme a la política de tratamiento del cliente y a las instrucciones del contrato de transmisión (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).
2. Usa los datos solo para operar, soportar, respaldar y asegurar el servicio. No los usa para fines propios.
3. Cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
4. Avisa al cliente de los incidentes de seguridad en el plazo del contrato y los reporta a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección.
5. Al terminar el contrato, entrega o suprime los datos según las instrucciones del cliente.

17.3 Solicitudes de los titulares

Si un trabajador, contratista o visitante de un cliente dirige a SELECT US una solicitud sobre datos cuyo Responsable es el cliente, SELECT US la traslada al cliente e informa al titular. El traslado de reclamos se hace dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

17.4 Política de SelecTime

La información detallada sobre el tratamiento en SelecTime está en la Política de Privacidad de SelecTime, publicada en https://selectus.com.co/privacidad-app.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

SELECT US no está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, porque sus activos totales son inferiores a 100.000 UVT (artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018). SELECT US revisará esta condición cada año con el cierre contable.

19. Vigencia, aprobación y cambios

Esta política fue aprobada por la Asamblea General de Accionistas el 23 de septiembre de 2026, en ejercicio de la facultad del artículo 31, numeral 1, de los estatutos. Rige desde el 24 de septiembre de 2026.

Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades de esta política y durante los plazos del capítulo 16.

SELECT US comunicará a los titulares cualquier cambio sustancial de esta política antes de implementarlo, por medio del sitio web y de los canales del capítulo 12 (artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, pedirá una nueva autorización.

20. Idioma

Esta política se expide en castellano. Si se publica una traducción, prevalece el texto en castellano.